Tuntuuko sinusta, että vuorokaudessa on liian vähän tunteja? Että miten ihmeessä toiset saavat tehtyä kaiken – ja vielä nauttivat elämästä – kun sinä painat ylitöitä ja silti mikään ei valmistu? Totuus on karu: et tarvitse enempää aikaa. Tarvitset vain lopettaa nämä kaksitoista tuhoisaa virhettä, joita 99 % ihmistä 100:sta tekee joka ikinen päivä.
1. Et tunne omaa biorytmiäsi – ja yrität taistella sitä vastaan
On olemassa ihmisiä, jotka heräävät klo 5:30 täynnä virtaa ja kirjoittavat kirjan ennen aamupalaa. Sitten on meitä muita, jotka ennen klo 11 eivät saa edes kahvia kurkusta alas. Jos yrität tehdä luovaa tai analyyttistä työtä silloin kun aivot ovat vielä offline-tilassa, hukkaat parhaat tuntisi. Pidä viikon ajan yksinkertaista päiväkirjaa: milloin olet terävimmilläsi, milloin väsähtää, milloin tulee toinen tuuli. Laita kaikki aivokuormaa vaativat tehtävät niille kultaisille tunneille. Rutiinit (sähköpostit, kokoukset, siivous) hoituu muulloin – vaikka puoliksi unessa.
2. Teet järjettömän pitkiä to do -listoja
Kun listalla on 47 tehtävää, aivot menevät paniikkiin jo ennen kuin olet aloittanut. Tulos: lamaannut täysin ja teet lopulta nolla. Parempi tapa: aamulla valitset maksimissaan kolme asiaa, jotka pitää saada tehtyä. Kun ne on tehty, päivä on jo voitto. Kaikki muu on bonusta. Kolmen asian sääntö muuttaa elämäsi yhdessä viikossa.
3. Et priorisoi – hoidat vain “kiireellisiä” tai “helppoja”
Moni lajittelee tehtäviä sen mukaan, mikä huutaa kovimmin tai mikä tuntuu kivalta. Oikea kysymys on: “Jos teen vain yhden asian tänään, mikä muuttaa elämäni eniten?” Tee se ensin. Kaikki muu odottaa.
4. Perfektionisti sisälläsi syö 80 % ajastasi
Pareton laki toimii myös täällä: 20 % työstä tuottaa 80 % tuloksista. Loput 80 % työstä tuottaa vain 20 % lisäarvoa – ja vie kymmenkertaisen ajan. Kysy aina: “Tarvitseeko tämä olla täydellinen vai riittääkö erinomainen?” 90 % tapauksista riittää erinomainen. Lopeta hiomasta – aloita seuraava tehtävä.
5. Olet aina tavoitettavissa – ja annat muiden päättää aikataulustasi
Joka kerta kun vastaat “vain nopeasti” viestiin, hukkaat 5–23 minuuttia keskittymisen palautumiseen (University of California -tutkimus). Laita puhelin älä häiritse -tilaan 90–120 minuutin jaksoiksi. Maailma ei kaadu, vaikka vastaat viestiin tunnin päästä. Mutta tuottavuutesi nousee räjähdysmäisesti.
6. Puhdas prokrastinaatio ilman hyötyä
Jos et millään saa aloitettua sitä yhtä inhokkitehtävää, älä tuijota seinää. Käytä prokrastinaatioenergia hyödyksi: siivoa inbox, maksa laskut, arkistoi tiedostot, tee ne pienet asiat, jotka kuitenkin pitää tehdä. Saatat huomata, että kun olet tehnyt 15 “turhaa” asiaa, se iso kamala tehtävä ei enää tunnukaan niin pelottavalta – ja se hoituu melkein itsestään.
7. Odotat täydellistä inspiraatiota
Inspiraatio tulee tekemällä, ei odottamalla. Kaikki menestyneet kirjailijat, muusikot ja yrittäjät tietävät tämän: istut alas ja alat tehdä, vaikka ei huvittaisi. Viiden minuutin jälkeen flow yleensä tulee – tai ainakin homma etenee. Älä odota fiilistä. Luo se.
8. Et osaa sanoa “ei” – ja kannat koko maailman kuormaa
Jos et osaa sanoa ei, muut päättävät puolestasi, miten aikasi kuluu. Harjoittele näitä lauseita: “Kuulostaa kiinnostavalta, mutta kalenterini on täynnä tällä erää.” “En valitettavasti ehdi ottaa tätä juuri nyt.” “Palataan tähän, kun olen saanut nykyiset prioriteetit valmiiksi.” Ystävällinen ei on silti ei – ja se pelastaa elämäsi.
9. Et aseta omia deadlineja – ja tehtävät venyvät ikuisuuteen
Parkinsonin laki: tehtävä täyttää kaiken sille varatun ajan. Jos deadlinea ei ole, tehtävä ei valmistu koskaan. Laita kalenteriin ihan oikea deadline – ja kerro se jollekin. Vastuu kolmannelle osapuolelle nostaa todennäköisyyttä 95 %:iin, että homma tulee tehtyä.
10. Et seuraa ylitöidesi syytä
Jos teet joka viikko 50–60 tuntia, älä syytä itseäsi huonosta aikanhallinnasta. Kirjaa kahden viikon ajan ylös kaikki tehtävät ja niiden todellinen kesto. Sitten näytät listan pomollesi tai asiakkaalle ja kysyt: “Mitä näistä voimme karsia, siirtää tai delegoida?” Usein ongelma ei ole sinä – se on työkuorma, joka on yhdelle ihmiselle mahdoton.
11. Yrität olla monitoimikone – ja hukkaat energiaa vaihtoihin
Moni ylpeilee sillä, että “osaa tehdä montaa asiaa yhtä aikaa”. Totuus: aivot eivät moniaja. Ne vain vaihtavat tehtävästä toiseen – ja jokainen vaihto vie 5–20 minuuttia. Tee yksi asia kerrallaan. 90 minuutin fokusjakso + 10 minuutin tauko = kultainen resepti.
12. Et anna itsellesi lupaa levätä – ja palat loppuun
Tuottavuus ei ole maraton, jossa juostaan kunnes kaadutaan. Se on sarja sprintejä, joiden välissä palautuu. Jos et pidä taukoja, aivot hidastuvat ja virheet lisääntyvät. Laita kalenteriin oikeita taukoja – kävele, juomaan kahvia, katso ikkunasta ulos, venyttele. Viisi minuuttia joka tunti tekee ihmeitä.
Lopeta nämä kaksitoista virhettä tänään, ja huomaat, miten 24 tunnista tuleekin yhtäkkiä 48 tuntia tehokasta aikaa. Et tarvitse enempää tunteja. Tarvitset vain parempia tapoja käyttää niitä, jotka sinulla jo on.
